DOKUMEN & DOKUMENTASI

DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

v  Dokumen adalah segala sesuatu yang ditulis maupun dicetak sebagai bukti atau keterangan

v                Definisi dokumen menurut para ahli :

Ø  Louis Gottschalk

·         Dokumen adalah sumber tertulis yang digunakan sebagai informasi sejarah dalam bentuk kesaksian lisan, artefak, peninggalan yang tertulis.

·         Surat-surat resmi atau surat yang dibuat oleh Negara misalnya surat perjanjian,UU, hibah,konsensus.

Ø  G.J. Renier

·         Dokumen dalam arti luas adalah dokumen yang mencakup segala sumber tertulis dan tidak tertulis.

·         Segala sumber tertulis saja

·         Surat-surat resmi dan dibuat oleh Negara misalnya surat pinjaman,UU,hibah,consensus.

Ø  Guba dan Lincoln

·         Dokumen adalah semua bahan tertulis

·         Record yaitu pernyataan tertulis yang dibuat oleh seseorang atau lembaga untuk keperluan pengajuan peristiwa dan penyajian akunting.

v                    MACAM-MACAM DOKUMEN

Ø  Menurut jenisnya :

·         Dokumen fisik

Dokumen fisik adalah dokumen yang berisi informasi mengenai ukuran,letak,berat ataupun sarana dan prasarana.

·         Dokumen Intelektual

Dokumen Intelektual adalah dokumen yang berisi informasi mengenai fisik,tujuan,cara,sumber dan keaslian.

Ø  Menurut sifatnya :

·         Dokumen tekstual

Dokumen tekstual adalah dokumen yang berisi informasi yang berguna untuk perusahaan dalam bentuk tertulis.

·         Dokumen Non-tekstual

Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi hanya sedikit teks,lebih dominan terhadap peta dan grafik.

Ø  Menurut Literatur

·         Dokumen Korporil

Dokumen korporil adalah Dokumen yang berisi mengenai materi yang tercetak atau tidak tercetak.

·         Dokumen Literoatur

·         Dokumen literatur adalah dokumen yang berisi mengenai materi a bermanfaat untuk kelangungan / kantor.

Ø  Menurut kepentingan dan khususannya

·         Dokumen Pribadi

Dokumen pribadi adalah dokumen yang dimiliki oleh individu atau perorangan

·         Dokumen Ekonomi

Dokumen  adalah dokumen yang beris informasi mengenai perkemangan ekonomi suatu bangsa.

·         Dokumen Sejarah

Dokumen sejarah adalah dokumen yang berisi mengenai sejarah atau kebudayaan suatu daerah.

·         Dokumen Kedokteran

Dokumen kedokteran adalah dokumen yang menyangkut perkembangan ilmu kedokteran.

·         Dokumen pemerintah dokumen mengenai informasi ketatanegaraan oleh pemerintah itu sendiri.

Ø  Menurut Dokumentasi

·         Dokumen Primer

Dokumen primer adalah dokumen yang berisi tentang infomasi mengenai hasl-hasil penelitian langsung dan sumbernya setelah mengalami pengolahan.

·         Dokumen Sekunder

Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan semua informasi yang berhubungan dengan literatur primer.

·         Dokumen Tersier

Dokumen tersier adalah dokumen yang berskan informasi mengenai literatur sekunder.

v                    PENGERTIAN DOKUMENTASI

Dokumen berasal dari bahasa belanda documentie,berasal dari bahasa inggris documentation, dan berasal dari bahasa latin dokumentum yang artinya pencauran,pengumpulan,penyusun,penyelidikan,dan menyediakan dokumen untuk memperoleh suatu keterangan.

·         Kamus Administrasi Perkantoran

Menurut kamus administrasi dokumentasi adalah suat pekerjaan yang bertugas mencari,menyimpulkan,menyusun,menyelidiki,meneliti dan mengolah,serta memelihara dan menyiapkan hingga menjadi dokumen yang dapat digunakan.

·         Hasil Seminar Dokumentasi dan Kearsipan

Berdasarkan hasil seminar itu mendefiniskan dokumentasi sebagai suatu aktifitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang lebih bermanfaat bagi badan yang menggunakan dokumentasi.

·         NIDER (Nederlanse Institut Voor Documentatie Regestratur)

Dokumentasi bertugas memberikan keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperusahaan dan pemberitahuan tentang literature.

·         Menurut Fid (Federation Internasonal Documentation)

Menurut Fid ialah pekerjaan mengumpulkan,menyusun,dan menyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktifitas manusia.

·         Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia

Dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan, seperti akte kelahiran, surat  nikah, dan surat perjanjian.

v  PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

Dokumen dan Dokumentasi adalah dua istilah yang erat hubungannya. Stilah dokumen mentik beratkanpada wujud atau bendayang beri keterangan dan informasi.Dokumentasi lebih menitik beratkanpada aktifitasnya atau kegiatannya.

       Dokumen adalah suatu benda yang dapat dipakai sebagai alat bukti atau keterarangan. Dokumentasi ialah suatu aktifitas mengumpulkan,menyusun,mencari,mengolah dan memelohara,serta menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang dapat dipergunakan sewaktu-waktu.

v                   Dokumen mempunyai ciri sebagai berikut :

Ø  Sifatnya pasif

Ø  Dititik beratkan pada benda atau wujudnya

Ø  Isi dokumen terbatas, seperti yang ada pada dokumen itu

Ø  Bukan merupakan kesatuan kerja

Ø  Penunjang penyelidikan atau penelitian

Ø  Sebagai alat bukti

v                  Dokumentasi mempunyai ciri sebagai berikut :

Ø  Sifatnya Aktif

Ø  Dititikberatkan pada aktivitasnya

Ø  Isi dokumentasi luas

v                             KEGUNAAN DOKUMENTASI

ü  Dokumentasi menyediakan keterangan sesuai dengan isi dokumen kepada yang membutuhkan.adanya dokumentasi akan terjadi penyusunan,pengolahan,dan penyimpanan dengan baik dan benar.

ü  Dokumentasi menjaga agar dokumen-dokumen tidak musnah dokumen yang hendaknya disimpan dan dirawat dengan baik. Hal itu karena merupakan sumber informasi yang sewaktu-waktu dibutuhkan untuk kepentingan tertentu misanya untu penelitian.

ü  Dokumentasi menyimpan dan merawatfisi dan dokumen itusendiri dan isi yang ada dalam dokumen , pencarian, pengumpulan, pengolahan serta menyimpan dengan baik dan teratur akan dapat menjaga keaman dokumen tersebut.

ü  Dokumen menyediakan isi dokumen untuk penilitian. Dokumentasi menyediakan informasi dan menjamin keaslian informasi atau keterangan sesuai dengan isi dokumen .sehingga hasil penilitiannya sesuai dengan yang di harapkan.

ü  Dokumentasi menyediakan data- data dan alat bukti tentang isi dokumen. Dokumentasi hendaknya dapat memerikan informasi yang benar, apa adanya atas hasil dokumen yang diolah. Dokumen dapat dipakai sebaga data-data iformasi serta alat bukti.

ü  Dokumentasi menjamin keaslian dan keutuhan keterangan yang terkndung dalam dokusi

ü   Dokumentasi yang dilaksanakan dengan benar sesuai dengan data yang asli dan apa adanyaakan enjamin keaslian dan keutuhan informasi yng ada dalam dokumen.

Peran Dokumentasi Terhadap Organisasi

ü  Dokumentasi sebagai pelayan dibidang organisasi.

Pelayanan yang baik terhadap yang membutuhkan akan membantu dalam pengambilan keputusan dan tugas pekerjaan dengan tepat.

ü  Dokumentasi menyediakan Jurnal Publikasi Dokumentasi

Dokumentasi merupakan kegiatan pengumpulan, penyusunan data, penyelidikan, penelitian, dan membantu kepada yang membutuhkan.