UNDANG-UNDANG KEARSIPAN

UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang :    a. bahwa untuk kepentingan generasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahanbukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia dimasa yang lampau, sekarang dan yang akan datang, dan berhubungandengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok tentang Kearsipan;

b. bahwa dalam rangka meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur Negara, khususnya dibidang kearsipan, materi yang terdapat dalam Undang-undang No. 19 Prps. tahun 1961 perlu ditinjau kembali dan disesuaikan dengan perkembangan keadaan;

Mengingat:         1. Pasal 5 ayat (1) jo. Pasal 20 ayat (1)Undang-Undang Dasar 1945;

2. Undang-undang No. 5 tahun 1969 (Lembaran-Negara Republik Indonesia tahun 1969 No. 36);

Dengan Persetujuan :

DEWAN PERWAKILAN RAKYAT GOTONG ROYONG

MEMUTUSKAN:

Mencabut: Undang-undang No. 19 Prps. tahun 1961(Lembaran-Negara tahun 1961 No. 3 1 0).

Menetapkan : Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

BAB I
KETENTUAN-KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan "arsip" ialah:

a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;

b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pasal 2

Fungsi arsip membedakan:

a. arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;

b. arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan-kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Pasal 3

Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungan jawab nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahanpertanggung-jawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.

BAB II
TUGAS PEMERINTAH

Pasal 4

(1) Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang ini adalah dalam wewenang dan tanggung-jawab sepenuhnya dari Pemerintah.

(2) Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf b Undang-undang ini sebagai bukti pertanggung-jawaban nasional, yangpengusahaannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihakyang menguasai sebelumnya.

Pasal 5

Dalam melaksanakan penguasaantermaksud dalam Pasal 4 Undang-undang ini Pemerintah berusaha menerbitkan:

a. penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;

b. pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis.

Pasal 6

Pemerintah mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan menggiatkan usaha-usaha:

a. penyelenggaraan kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan;

b. pendidikan kader ahli kearsipan;

c. penerangan/kontrole/pengawasan;

d. perlengkapan-perlengkapan teknis-kearsipan;dan

e. penyelidikan-penyelidikan ilmiahdibidang kearsipan pada umumnya.

Pasal 7

(1) Pemerintah mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan tenaga ahli kearsipan.

(2) Pemerintah mengatur kedudukan hukumdan kewenangan tenaga ahli kearsipan.

(3) Pemerintahmelakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.

BAB III
ORGANISASI KEARSIPAN

Pasal 8

Untuk melaksanakan tugas termaksuddalam Pasal 5 Undang-undang ini, maka Pemerintah membentuk organisasi kearsipanyang terdiri dari:

(1) Unit-unitKearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat danDaerah.

(2) a. Arsip Nasional di Ibu-Kota RepublikIndonesia sebagai inti organisasi dari pada Lembaga Kearsipan Nasionalselanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat;

b. Arsip Nasional ditiap-tiap lbu-KotaDaerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah TingkatI, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

BAB IV
KEWAJIBAN KEARSIPAN

Pasal 9

(1) Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf bUndang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat.

(2) Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga lembaga danBadan-badan Pemerintah Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkatDaerah.

(3) Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan penyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan swasta dan/atau perorangan.

Pasal 10

(1) Lembaga-lembagaNegara dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah wajib mengatur,menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal2 huruf a Undang-undang ini.

(2) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat wajib menyerahkan naskah-naskah arsip sebagaimana dimaksudkan dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Pusat.

(3) Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan Daerah, serta Badan-badan Pemerintah Pusat ditingkat Daerah, wajib menyerahkan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Daerah.

BAB V
KETENTUAN PIDANA

Pasal 11

(1) Barangsiapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang, ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun.

(2) Barangsiapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakanhal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.

(3) Tindak pidana yang termaksud dalam ayat(1) dan ayat (2) Pasal ini adalah kejahatan.

BAB VI
KETENTUAN PENUTUP

Pasal 12

Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Perundangan.

Pasal 13

Undang-undangini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar supaya setiap orang dapatmengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.

Disahkandi Jakarta

padatanggal 18 Mei 1971.

PresidenRepublik Indonesia,

SOEHARTO
JenderalT.N.I.

Diundangkandi Jakarta

padatanggal 18 Mei 1971.

SekretarisNegara Republik Indonesia,

ALAMSJAH
LetnanJenderal T.N.I.

PENJELASAN
ATAS
UNDANG-UNDANG No. 7 TAHUN 1971
TENTANG
KETENTUAN-KETENTUANPOKOK KEARSIPAN

PENJELASAN PASAL DEMI PASAL

Pasal 1

Yangdimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari sesuatuarsip dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapatdilihat dan didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman, film dan lainsebagainya.

Yang dimaksud dengan berkelompokialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan lainyang dihimpun dalam satu berkastersendiri mengenai masalah yang sama.

Dalam pasal ini ditegaskan pulaperbedaan antara fungsi arsip dalam tata pemerintahan (huruf a) dan fungsidalam kehidupan nasional (huruf b). Hakekat daripada perbedaan ini terdapatdalam pasal 4 yakni pengamanan daripada pertanggung-jawaban di bidang nasionaldan di bidang pemerintahan.

Dengan Lembaga-lembaga Negaradimaksudkan Lembaga-lembaga Negara seperti ditetapkan dalam Undang-undang Dasar1945,

Sedangkan yang dimaksudkan denganBadan-badan pemerintahan ialah:

a. seluruhaparatur Pemerintah, termasuk dalam hal ini perusahaan-perusahaan yang modalnyauntuk sebagian atau seluruhnya berasal dari pemerintah, dan

b. badan-badanPemerintah yang akan/sudah dilebur pada waktu Undang-undang ini dikeluarkan.

Pasal 2

Arsipmerupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tatakehidupan masyarakat maupun dengan tata-pemerintahan. Pasal 2 ini menegaskanadanya dua jenis sifat dan arti arsip secara fungsionil, yakni :

a. arsipdinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinyamenurutkan fungsinya; dan

b. arsipstatis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagaibahan pertanggung-jawab nasional/pemerintahan.

Adalah perlu sekali ditentukansecara tegas tentang cara-cara penilaian arsip menurut fungsinya ini, baiktentang penentuan nilai dari arti menurut usia/jangka waktu dan/ataupun menurutevaluasi daya-gunanya. Cara-cara penilaian tersebut akan diatur lebih lanjutdalam Peraturan Perundangan.

Perbedaan fungsi ini menjadi dasardalam pelaksanaan tugas dan penguasaannya oleh Pemerintah sebagai ternyatadalam pasal 5 dan dasar organisasi kearsipan nasional seperti ternyata dalampasal 8 yang sebagai keseluruhan tercakup dalam pasal-pasal 3, 6 dan 7.

Pasal 3

Cukup jelas.

Pasal 4

Pemerintahmenguasai arsip-arsip sendiri secara menyeluruh sesuai dengan fungsi-fungsinyadalam pasal 2 (huruf a) dan (huruf b) Undang-undang ini. Penguasaan itudlaksanakan dengan cara-cara sebagai berikut :

a. penyelenggaraan tata-kearsipan diseluruh aparatur,

b. menentukansyarat-syarat pengamanan arsip-arsip, termasuk dalam hal ini naskah-naskah:

1. Yangditerima oleh dan/atau terjadi karena pelaksanaan kegiatanperorangan/Badan-badan Swasta yang secara hukum sudah beralih kepadaLembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan;

2. Yangkarena perjanjian ataupun berdasarkan ketentuan-ketentuan lain atauketentuan-ketentuan sebelumnya telah berada dalam tanggung-jawab pusat-pusatpenyimpanan arsip yang telah ditentukan oleh Pemerintah;

3. Yangmerupakan reproduksi dalam bentuk apa pun dari pada arsip dimaksud dalam pasal1 huruf a.

Pengamanan di bidang nasionalmeliputi persoalan dengan cara bagaimana arsip-arsip swasta, perorangan dapatdiselamatkan demi kepentingan nasional.

Demikian Pula soal arsip Pemerintahyang sebelum adanya Undang-undang ini berada di luar penguasaan PemerintahRepublik Indonesia, baik di dalam maupun di luar negeri.

Pasal 5

Pemerintahmenguasai arsip-arsip sendiri secara menyeluruh sesuai dengan fungsi-fungsinyadalam pasal 2 (huruf a) dan (huruf b) Undang-undang ini. Penguasaan itudlaksanakan dengan cara-cara sebagai berikut :

a. penyelenggaraan tata-kearsipan diseluruh aparatur,

b. menentukansyarat-syarat pengamanan arsip-arsip, termasuk dalam hal ini naskah-naskah:

1. Yangditerima oleh dan/atau terjadi karena pelaksanaan kegiatanperorangan/Badan-badan Swasta yang secara hukum sudah beralih kepadaLembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan;

2. Yangkarena perjanjian ataupun berdasarkan ketentuan-ketentuan lain atauketentuan-ketentuan sebelumnya telah berada dalam tanggung-jawab pusat-pusatpenyimpanan arsip yang telah ditentukan oleh Pemerintah;

3. Yangmerupakan reproduksi dalam bentuk apa pun dari pada arsip dimaksud dalam pasal1 huruf a.

Pengamanan di bidang nasionalmeliputi persoalan dengan cara bagaimana arsip-arsip swasta, perorangan dapatdiselamatkan demi kepentingan nasional.

Demikian Pula soal arsip Pemerintahyang sebelum adanya Undang-undang ini berada di luar penguasaan PemerintahRepublik Indonesia, baik di dalam maupun di luar negeri.

Pasal6

Cukup jelas.

Pasal7

Cukup jelas.

Pasal 8

Dalam organisasi Kearsipanterdapatlah perbedaan azasi yang ditentukan dalam pasal 2, yaitu :

a. arsip dinamis

b. arsip statis/abadi.

Arsip dinamis adalah arsip-arsipaparatur pemerintahan/Negara yang berada dalam lingkungan Lembaga-lembagaNegara yang berada dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badanPemerintah dan secara fungsionil masih aktuil dan berlaku, tetapi menuju kearah pengabdian sesuai dengan fungsi, usia dan nilainya.

Organisasi daripada arsip dinamisini berada dalam Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan yangbersangkutan.

Untuk arsip statis/abadi (pasal 2huruf b) dibentuk organisasi kearsipan yang berintikan Arsip Nasional RepublikIndonesia sebagai pusat penyimpanan (penyelamatan, pengolahan dan penyediaan)bahan bukti seluruh pertanggung-jawaban Pemerintah maupun Bangsa.

Bahwa karena itu Arsip Nasional disamping kewajibannya melaksanakan tujuan sebagai termaktub dalam psal 3Undang-undang ini, berkewajiban Pula untuk mengolah dan menyediakan bahan-bahanbukti itu guna keperluan ilmiah.

Sesuai dengan luasnya daerahRepublik Indonesia dan tata pemerintahan Republik Indonesia, di tiap-tiapIbukota Daerah tingkat I atau Daerah-daerah yang setingkat dengan Daerahtingkat I dibentuk pula Arsip Nasional Daerah.

Segala sesuatu yang bersangkutandengan organisasi Kearsipan ini akan diatur lebih lanjut dengan peraturantersendiri.

Pasal 9

Cukup jelas.

Pasal10

Cukup jelas.

Pasal 11

Istilah "memiliki" dalamayat (1) pasal ini ialah sikap perbuatan sebagai pemilik yang sah terhadapsesuatu barang, yakni sikap perbuatan menguasai barang itu seolah-olah iapemiliknya, yang dengan demikian ia dapat berbuat sekehendak hatinya atasbarang tersebut.

Dalam hal ini tidak dipersoalkanperbuatan-perbuatan yang mendahului pemilikan tersebut. Hal-hal ini telahditampung dalam ketentuan Kitab Undang-undang Hukum Pidana.

Pasal 12

Cukup jelas.

Pasal13

Cukup jelas.

(TermasukLembaran-Negara Republik Indonesia tahun 1971 No. 32)